GEMEENTEBLADHandboek Vervanging Gemeente Valkenburg aan de Geul

Bestuur | Organisatie en beleid Bekendmakingen

Meer info over Bekendmakingen gemeente

Vervanging van de analoge archiefbescheiden door digitale reproducties Het college van de gemeente Valkenburg aan de Geul heeft in haar vergadering van 22 december 2022 het ‘Handboek Vervanging van de analoge archiefbescheiden door digitale reproducties’ vastgesteld.Handboek vervanging archiefbescheidenOverheidsinstanties communiceren steeds meer digitaal met burgers, bedrijven en in het onderlinge verkeer. Dat leidt tot de wens om werkprocessen volledig digitaal in te richten. Daar hoort ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Het is in zulke situaties mogelijk om vervanging toe te passen. Vervanging is het proces waarbij archiefbescheiden worden vervangen door een andere vorm waarbij het origineel vervolgens wordt vernietigd.Het vervangingshandboek draagt bij aan de digitale dienstverlening en het digitaal werken en archiveren binnen de Gemeente Valkenburg aan de Geul.Het vervangingshandboek beschrijft stapsgewijs welke afwegingen het vervangingsproces vergt en hoe deze moeten worden vastgelegd en verantwoord.Het vervangingshandboek heeft drie functies: 1.Het onderbouwt het vervangingsbesluit en toont aan dat de zorgdrager zorgvuldig omgaat met zijn bevoegdheid tot vervanging;2.Het maakt objectieve toetsing van het vervangingsproces mogelijk;3.Het onderbouwt in hoeverre de reproductie kan worden vertrouwd als accurate en volledige weergave van het origineel.InzageHet handboek vervanging archiefbescheiden ligt gedurende de periode van 7 augustus tot en met 18 september 2023 digitaal ter inzage. Tevens kan om inzage worden verzocht bij de balie van het KCC van de gemeente Valkenburg aan de Geul.

Unknown